Prawo spółek: zdalne zarządzanie spółką
W dobie cyfryzacji zdalne zarządzanie spółką stało się nie tylko możliwe, ale także preferowane w wielu branżach. W Polsce, dzięki postępującej digitalizacji oraz narzędziom online, zarząd spółki może podejmować decyzje i realizować obowiązki bez konieczności osobistego uczestnictwa w tradycyjnych spotkaniach.
Przepisy kodeksu spółek handlowych nie nakładają obowiązku spotkań stacjonarnych, co stwarza możliwość organizacji zdalnych posiedzeń, w tym głosowania czy podejmowania decyzji na posiedzeniach online.
Zarządzanie w trybie zdalnym wymaga jednak odpowiednich rozwiązań technologicznych i przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Korzystanie z platform do wideokonferencji, takich jak Microsoft Teams, Zoom czy Google Meet, staje się standardem w firmach, które wdrażają taką formę zarządzania. Dodatkowo, konieczne jest zabezpieczenie danych firmowych, wykorzystując szyfrowanie i podpisy elektroniczne, które zapewniają integralność procesów decyzyjnych. Ważne jest również, aby każda spółka dostosowała swój statut do wymagań związanych z zdalnym podejmowaniem uchwał i organizowaniem spotkań online, zapewniając jednocześnie zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Zdalne zarządzanie spółką przynosi szereg korzyści, takich jak oszczędność czasu, elastyczność czy dostępność zarządu na poziomie międzynarodowym. Jednocześnie wymaga to od zarządu umiejętności zarządzania komunikacją w środowisku online i dbałości o bezpieczeństwo procesów. Zastosowanie odpowiednich narzędzi oraz procedur pozwala na skuteczne prowadzenie działalności, niezależnie od lokalizacji członków zarządu, co staje się coraz bardziej powszechnym rozwiązaniem w nowoczesnym biznesie.
W czym możemy pomóc
Doradzamy we wszystkich kwestiach związanych z przejściem na model zdalnego zarządzania spółką oraz obsługą organów spółki (zarządu, rady nadzorczej, zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy):
- zabezpieczenie ciągłości zarządzania spółką i jej funkcjonowania,
- system pełnomocnictw i umocowań,
- zarządzanie umowami i obieg dokumentów, digitalizacja i alternatywy dla papierowej wersji umów i dokumentów,
- aktualizacja procesów wewnętrznych,
- przygotowujemy właściwe zapisy w umowach czy statutach spółki,
- projektujemy właściwego procedury z uwzględnieniem zabezpieczenia obiegu danych osobowych,
- przygotowujemy i obsługujemy posiedzenia władz spółki,
- zastosowanie nowych technologii w systemie pracy,
- bezpieczeństwo i kontrola pracy zdalnej,
- ochrona danych osobowych przetwarzanych poza zakładem pracy,
- zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa,
- zmiana modelu handlowego, w tym przejście na e-commerce.