Dane, które muszą podawać spółki z o.o. w pismach, zamówieniach, oświadczeniach i na stronie internetowej
Obowiązek podawania danych przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością regulują przepisy kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Pisma, zamówienia handlowe i strona internetowa
Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, pisma i zamówienia handlowe (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), a także strona internetowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, muszą zawierać co najmniej:
- firmę spółki, jej siedzibę i adres;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione;
- oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Powyższy przepis stosuje się odpowiednio także do oddziału spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mającej siedzibę za granicą.
Odpowiedzialność za zamieszczenie informacji spoczywa na członkach zarządu spółki, a za ich brak grozi grzywna do 5000 zł.
Oświadczenia spółki
Dodatkowo, zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym, podmioty wpisane do KRS są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane:
- firmę lub nazwę;
- oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
- siedzibę i adres;
- NIP;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w KRS.
Obowiązek ten dotyczy oświadczeń pisemnych skierowanych do oznaczonych osób i organów w zakresie wykonywanej działalności, a więc nie dotyczy:
- oświadczeń ustnych,
- pism niebędących oświadczeniami,
- oświadczeń nieobjętych zakresem działalności spółki,
- oświadczeń składanymi w zakresie działalności spółki, ale skierowanych do nieoznaczonych osób (np. w reklamie skierowanej do nieokreślonego kręgu osób).
Ponadto, obowiązek ten nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do podmiotów pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych.
W przypadku niewykonania obowiązku, sąd rejestrowy może nałożyć na osoby odpowiedzialne grzywnę do 5000 zł.