Ochrona sygnalistów
Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r. znacząco zmienia obowiązki wielu podmiotów prywatnych i publicznych. Nowe przepisy nakładają na organizacje konieczność wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, stworzenia bezpiecznych kanałów komunikacji oraz zapewnienia realnej ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa.
Ustawa przewiduje szeroki katalog dziedzin objętych możliwością dokonywania zgłoszeń, obejmujący m.in. korupcję, prawo zamówień publicznych, ochronę środowiska, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ochronę konsumentów czy bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych.
Sygnalistą może być każda osoba fizyczna działająca w kontekście związanym z pracą — niezależnie od formy współpracy — co dodatkowo rozszerza zakres obowiązków organizacji.
Podmioty objęte ustawą muszą nie tylko przyjąć formalną procedurę, lecz także zadbać o jej ogłoszenie, szkolenie personelu, wyznaczenie jednostki odpowiedzialnej oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń.
Ustawa wymaga zapewnienia pełnej poufności tożsamości sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu, a także ustanawia zakaz działań odwetowych. Obowiązek ten obejmuje wszelkie formy represji: od wypowiedzenia umowy, poprzez obniżenie wynagrodzenia, aż po odsunięcie od obowiązków czy pomijanie przy awansach. Naruszenie tych zasad może skutkować odpowiedzialnością karną, w tym karą pozbawienia wolności.
Przepisy przewidują również sankcje za utrudnianie dokonania zgłoszenia czy ujawnienie tożsamości sygnalisty.
Wdrożenie systemu zgłoszeń powinno być procesem zaplanowanym i przemyślanym, obejmującym nie tylko przygotowanie dokumentacji, ale także stworzenie praktycznych rozwiązań organizacyjnych. Ważnym elementem jest dobór właściwych narzędzi do przyjmowania zgłoszeń — zarówno pisemnych, jak i ustnych — oraz procesów wyjaśniających, które zapewnią obiektywność i bezstronność.
Organizacja musi również określić jednostkę odpowiedzialną za prowadzenie postępowań następczych, a mechanizmy rozpatrywania zgłoszeń powinny umożliwiać skuteczne i rzetelne wyjaśnianie naruszeń. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestię dokumentowania zgłoszeń i działań następczych, ponieważ prawidłowe prowadzenie rejestru jest obowiązkiem ustawowym.
Nasza kancelaria wspiera podmioty w pełnym procesie wdrożenia systemów ochrony sygnalistów: od przygotowania procedur, po szkolenia, doradztwo oraz bieżącą obsługę zgłoszeń i działań następczych.
Zapewniamy opracowanie dokumentacji zgodnej z ustawą, dostosowanej do specyfiki organizacji, a także pomoc w budowie bezpiecznych kanałów komunikacji i w szkoleniu personelu odpowiedzialnego za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń.