Nowe przepisy regulujące pracę zdalną

7 kwietnia 2023 r. wchodzi w życie nowelizacja kodeksu pracy regulująca pracę zdalną.

Definicja pracy zdalnej

Nowelizacja definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość).

Konieczne jest więc konkretne wskazanie przez pracownika miejsca wykonywania pracy zdalnej i zaakceptowania go przez pracodawcę.

Pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.

Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej

Uzgodnienia w zakresie pracy zdalnej mogą być czynione przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca może też polecić wykonywanie pracy zdalnej pracownikowi w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego albo epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Warunkiem jest jednak złożenie przez pracownika oświadczenia, że ten posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi określić w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową (lub organizacjami, kiedy działa ich więcej). Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia w tym zakresie, zasady pracy zdalnej należy określić w regulaminie pracy zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej wprowadzają też pracodawcy, u których nie działa żadna organizacja związkowa, a jego treść należy skonsultować z przedstawicielami pracowników.

Jeżeli nie zawarto porozumienia ani nie wprowadzono regulaminu, praca zdalna może być wykonywana, a jej zasady określa się w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy, w tym pokrycie kosztów pracy zdalnej

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, ich instalację oraz zapewnić szkolenia i pomoc techniczną.

Dodatkowo pracodawca musi pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy oraz koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej

Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna może być także wykonywana okazjonalnie w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym (na wniosek pracownika).

Konieczne działania

W związku z nowymi przepisami, pracodawcy muszą określić stosowany u siebie model pracy zdalnej, wprowadzić stosowne regulacje wewnętrzne oraz dokumenty, w tym:

• zawrzeć porozumienie z organizacjami związkowymi lub wprowadzić regulamin pracy zdalnej,
• określić sposób pokrywania kosztów pracy zdalnej,
• a także zasady bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej oraz ochrony danych osobowych przy wykonywaniu pracy zdalnej.

Warto także zapoznać pracowników z nowymi regulacjami i wprowadzonymi procedurami przeprowadzając dla nich szkolenie.