Close

08.08.2020

Wyzwania dla spółek w czasie pandemii: praca zdalna i działalność on-line

Pandemia koronawirusa zmusza wiele spółek do zdalnego zarządzania oraz do zmiany modelu funkcjonowania i na pewno wpłynie na biznes także w dłuższej perspektywie, dlatego warto mądrze uelastyczniać modele działań i procedury. W niniejszym artykule wskazujemy na kilka istotnych obszarów od strony prawnej.

Zdalne zarządzanie spółką

Obecna sytuacja wymusza przejście na zdalne zarządzanie spółką lub co najmniej do uelastycznienia procedur zarządzania oraz podejmowania decyzji przez organy władz spółki, a wprowadzone zmiany KSH umożliwiają odbywanie posiedzeń władz spółki oraz podejmowanie uchwał z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.

W tym zakresie istotne obszary to m.in.:

  • zabezpieczenie ciągłości zarządzania spółką i jej funkcjonowania,
  • właściwy system pełnomocnictw i umocowań,
  • obieg dokumentów, digitalizacja i alternatywy dla papierowej wersji umów i dokumentów,
  • właściwe zapisy w umowach czy statutach spółki,
  • efektywne procedury z uwzględnieniem zabezpieczenia obiegu danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa.

Działalność on-line

Statystyki potwierdzają, że konsumenci w czasie pandemii preferują zakupy i usługi on-line (bezpieczniejsze w czasie pandemii), dlatego istotna staje się zmiana modelu handlowego i przejście (całkowite lub częściowe) na model e-commerce.

Od strony prawnej istotne obszary w tym zakresie to:

  • wprowadzenie właściwych regulaminów oraz procedur wewnętrznych i zewnętrznych,
  • wdrożenie kanałów płatności on-line,
  • ochrona danych osobowych i prawa konsumenta,
  • właściwe przygotowanie strony internetowej, formularzy, sklepu internetowego oraz aplikacji mobilnych.

Praca zdalna (telepraca)

W ramach organizacji pracy optymalne jest (tam, gdzie oczywiście jest to możliwe) przejście na pracę zdalną (telepracę) oraz uelastycznienie systemu pracy.

W tym zakresie istotne obszary to m.in.:

  • przygotowanie właściwych procedur wewnętrznych i regulaminów telepracy,
  • zastosowanie nowych technologii w systemie pracy i zagwarantowanie bezpieczeństwa obiegu danych i dokumentów,
  • bezpieczeństwo i kontrola pracy zdalnej,
  • zabezpieczenie danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa,
  • legalność i bezpieczeństwo wideokonferencji i spotkań on-line.

Outsourcing prawny

W obszarze obsługi prawnej coraz bardziej popularne staje się przekazanie obsługi prawnej do zewnętrznej kancelarii prawnej. Przejście na model outsourcing prawnego daje spółce nie tylko oszczędności finansowe, ale pozwala także skupić się na sprzedaży i innych ważniejszych operacyjnie obszarach biznesowych.

08.08.2020