Close

17.04.2019

Nowe zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników

Podpisana przez prezydenta 3 kwietnia (prawie trzy lata po wejściu w życie RODO) ustawa wdrażająca RODO modyfikuje ponad 150 ustaw i wprowadza kilka istotnych zmian dla pracodawców.

Rekrutacja

Po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca od kandydatów do pracy będzie mógł żądać następujących danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia oraz danych kontaktowych (wskazanych przez kandydata).

Informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia będą zbierane tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku (do tej pory pracodawca nie musiał dokonywać oceny niezbędności do pozyskania tego rodzaju danych).

Zatrudniony

Po zawarciu stosunku pracy pracodawca będzie mógł żądać od pracownika dodatkowych danych osobowych: adres zamieszkania, PESEL (jeżeli brak numer innego dokumentu), inne dane (w tym dane dzieci i członków rodziny, jeżeli podanie jest konieczne ze względu na korzystania ze szczególnych uprawnień), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie podano na etapie rekrutacji), numer rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę pensji do rąk własnych.

Wszelkie dodatkowe informacje mogą być żądane, gdy są niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przez przepisy prawa (zgodnie z przepisami RODO pracownik powinien zostać poinformowany o takiej podstawie prawnej) albo gdy osoba udzieliła zgody na przetwarzanie innych danych. Należy pamiętać, że zgoda zawsze musi być dobrowolna i jej brak nie może w jakikolwiek sposób negatywnie wpływać na rekrutacje albo stosunek pracy (ponadto zgoda musi spełniać wszelkie inne wymagania stawiane przez RODO).

Zgoda na przetwarzanie dodatkowych danych może obejmować tzw. dane wrażliwe. Ponadto, pracodawca będzie mógł przetwarzać dane biometryczne, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji.

Dane wrażliwe osoby (zatrudnionej, kandydata) mogą być przetwarzane wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie (od pracodawcy) do przetwarzania takich danych i są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Ustawa wejdzie w życie prawie w całości 14 dni od ogłoszenia.

Podstawa prawna: ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie opisywanych zagadnień, skontaktuj się z nami.